एम.ए.एच.एस.आर के लिए सबसे लंबा सिविल वर्क पैकेज और देश के सबसे बड़े अनुबंधों में से एक होने के बावजूद, नियमित प्रक्रिया के विपरीत आदेश प्राप्त करने की अंतिम तिथि से जो कि 3 से 6 महीने के बीच कभी भी होती है, इस अनुबंध को केवल 35 दिनों की अवधि में पूरा करने का निर्णय लिया गया। इसी पर चर्चा करते हुए, 23 सितंबर 2020 को इसी के लिए आदेश प्राप्त हुए और 28 अक्टूबर 2020 को एलएंडटी को लेटर ऑफ एक्सेसमेंट (एलओए) जारी किया गया।
क्योंकि पूरी प्रक्रिया बाधाओं और कठिनाइयों भरी थी इसीलिए एन.एच.एस.आर.सी.एल द्वारा इसे आसानी से प्राप्त नहीं किया गया था। आरम्भ में, एन.एच.एस.आर.सी.एल टीम द्वारा लक्षित 35 दिनों की समय-अवधि अपने आप में इस अनुबंध के काम को पूरा करने के लिए अप्राप्य थी। इसे महामारी की चुनौतियों में जोड़ें, जिसमें दिल्ली, सूरत और अहमदाबाद आदि कार्यालयों से दूरस्थ रूप से काम करना प्रक्रिया को जटिल बना देगा। एक और जटिलता जिसका टीम को सामना करना पड़ा, वह भाषा की बाधा थी। चूंकि, टीम के एक हिस्से में जापानी सहयोगी थे जो दूरस्थ रूप से काम कर रहे थे, उनके साथ एक ऐसी भाषा में संवाद करना जो कि बिना किसी त्रुटि के सभी पक्षों द्वारा समझी जा सके, बहुत मुश्किल था।
लेकिन दृढ़ संकल्प और समर्पण के प्रभार के साथ, टीम के सदस्यों ने काम के सुचारू प्रवाह को सुनिश्चित किया और अपने लिए एक नया मानदंड बनाया जो पहले कभी नहीं हुआ था। घनघोर महामारी के होने के बावजूद, सभी की सुरक्षा और सभी को सुरक्षित रखने के लिए सभी आवश्यक सावधानियों का पालन किया गया। शारीरिक बैठकों के दौरान, सभी सामाजिक दूरियों के मानदंडों का अभ्यास किया गया था, बैठक में भाग लेने वाले व्यक्तियों की संख्या को न्यूनतम रखा गया था और जहां भी शारीरिक संपर्क से बचा जा सकता था, वहां नियमित अनुवर्ती और समन्वय के लिए डिजिटल और दूरसंचार माध्यम का उपयोग किया गया था।
चूंकि इसमें कई लोग और विभाग शामिल थे, इसलिए काम की सफलता के लिए प्रत्येक के साथ उचित समन्वय महत्वपूर्ण था। उदाहरण के लिए, स्टेशन के डिजाइन से संबंधित एक छोटे से विवरण को अंतिम रूप देने के लिए, सिविल, इंजीनियरिंग, दूरसंचार और सिग्नलिंग, इलेक्ट्रिकल, आर्किटेक्ट आदि जैसे कई विभागों के साथ समझौते की आवश्यकता थी। इसलिए, टीम में सभी विभागों के विशेषज्ञों का मिश्रण शामिल था और आर्किटेक्ट, सिविल इंजीनियर, डिजाइनर, इलेक्ट्रिकल और सिग्नलिंग इंजीनियर, कॉन्ट्रैक्ट पैकेज आदि पर एक साथ काम करने वाले विभिन्न विषयों के 50 से अधिक इंजीनियर थे। प्रत्येक चरण में दक्षता प्राप्त करने के लिए, प्रत्येक विभाग के प्रमुख द्वारा नियमित रूप से अनुवर्ती बैठकें दैनिक आधार पर आयोजित की जाती हैं। यहाँ तक कि वरिष्ठ प्रबंधन ने टीम का मार्गदर्शन किया और कार्य की गुणवत्ता से समझौता किए बिना कार्यों को समय पर पूरा करने के लिए मिनट विवरण का पर्यवेक्षण किया। पर्यवेक्षण और मार्गदर्शन भी एनएचएसआरसीएल के सामान्य सलाहकार, जेआईसीसी (जापान इंटरनेशनल कंसल्टेंट्स कंसोर्टियम) द्वारा टीम के सदस्यों को किसी भी बाधाओं को दूर करने के लिए बढ़ाया गया था।
सी4 पैकेज के लिए अनुबंध समझौते पर हस्ताक्षर समारोह 26 नवंबर 2020 को एन.एच.एस.आर.सी.एल के दिल्ली कार्यालय में हुआ। आयोजन के दौरान, महामहिम, भारत में जापान के राजदूत, श्री संतोषी सुजुकी ने कहा, “हाई स्पीड रेल हमारी प्रमुख परियोजना है, जो जापान-भारत की घनिष्ट मित्रता का प्रतीक है। संयुक्त प्रयासों के जरिए जापान की तकनीकी विशेषज्ञता और जानकारी भारत को हस्तांतरित की जाएगी। न केवल "बुलेट ट्रेन" की अद्भुत गति के साथ, बल्कि नेशनल हाई स्पीड रेल परियोजना भारतीय रेलवे प्रणाली और इसकी संस्कृति को एक नया दृष्टिकोण प्रदान करेगी, जिसमें शीर्ष स्तर की सुरक्षा, आराम और सुविधा होगी। परियोजना भविष्य में भारतीय शहरों की तरह ही दिखेगी, जैसा कि पारगमन-उन्मुख शहर विकास भारतीय भूमि पर जड़ें जमाता है।”